Informácia o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb podľa článku 13 GDPR a § 19 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov:
Informácia o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb podľa článku 13 GDPR a § 19 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a zmene a doplnení niektorých zákonov:
Advokátska kancelária Rubikon Legal, s.r.o., so sídlom Štefániková 33, 811 05 Bratislava-Staré Mesto, IČO: 47 253 185, zapísaná v OR Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka číslo: 93133/B (ďalej ako „Rubikon Legal, s.r.o.“ alebo aj „advokátska kancelária“, či „kancelária“) je kanceláriou poskytujúcou právne služby, t.j. špecializované odborné právne poradenstvo zamerané na individualizované potreby našich klientov. Rubikon Legal, s.r.o. zabezpečuje dodržiavanie všetkých pravidiel týkajúcich sa ochrany súkromia a zaobchádzania s osobnými údajmi pri poskytovaní služieb klientom našej kancelárie, v súlade s týmito Pravidlami ochrany osobných údajov (ďalej ako „Pravidlá“ alebo „Pravidlá ochrany súkromia“) a príslušnými platnými právnymi predpismi.
Ochrana osobných údajov všetkých fyzických osôb je pre nás dôležitá a preto sme prijali tieto Pravidlá, ktoré definujú základný rámec ochrany súkromia, postupy a podmienky pri spracúvaní osobných údajov a poskytujú informácie o Vašich právach, resp. právach každej jednej dotknutej osoby. Pravidlá sa vzťahujú na všetky fyzické osoby ako aj právnické osoby, ktorých osobné údaje sme obdržali, spracúvame alebo budú v budúcnosti spracovávané, t.j. predovšetkým osobné údaje našich klientov, zamestnancov a spolupracujúcich osôb, či používateľov webových stránok http://rubikonlegal.sk.
Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne Nariadením Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z., o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov), ktoré sa na nás vzťahujú, ako aj všetkými ďalšími platnými právnymi predpismi, ako najmä:
a ostatnými všeobecne záväznými právnymi predpismi.
Ako advokátska kancelária zároveň dodržiavame advokátsky poriadok Slovenskej advokátskej komory a Kódex správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi Slovenskej advokátskej komory v schválenom znení (ďalej ako „stavovské prepisy advokáta“). S Kódexom správania SAK sa môžete oboznámiť na https://www.sak.sk/blox/cms/sk/sak/doc/224/225/_event/open.
V týchto Pravidlách sa osobné údaje dotknutých osôb označujú ako „osobné údaje“, ktoré sú informáciami týkajúcimi sa konkrétnej identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej ako „dotknutá osoba“) v súlade s definíciami príslušných právnych predpisov; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorá môže byť priamo alebo nepriamo identifikovaná, najmä prostredníctvom identifikátora, ako je napr. meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, on-line identifikátor alebo odkazom na jeden, či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, duševnú, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
Rubikon Legal, s.r.o. je advokátskou kanceláriou, ktorá poskytuje špecializované právne služby svojím klientom na základe vzájomnej dohody s konkrétnym klientom alebo na základe poverenia alebo udelenej plnej moci na zabezpečenie konkrétnej právnej alebo inej záležitosti. Osobné údaje sú spracovávané za účelom poskytovania týchto služieb a zariaďovania záležitostí našich klientov, ochrany oprávnených záujmov našich klientov a iných osôb, ako aj za účelom plnenia rôznych zákonných, stavovských a zmluvných povinností našej kancelárie, za účelom výkonu advokátskeho povolania. V osobitných prípadoch Vám poskytujeme na požiadanie osobitné informácie, o ktoré sa zaujímate.
Ak ste náš klient, zamestnanec alebo používateľ webových stránok, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V prípade prejaveného záujmu o naše služby, ak tento záujem prezentuje iná osoba vo Vašom mene alebo priamo, či nepriamo vo Váš prospech (napr. Váš zamestnávateľ) alebo na ochranu práv alebo oprávnených záujmov príslušnej osoby, sú nám osobné údaje poskytované takýmito osobami. Osobné údaje získavame v záujme plnenia si všetkých našich zákonných povinností a iných povinností na základe príslušných právnych predpisov (napr. zákona o advokácií). V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov môže mať dopad na našu schopnosť poskytnúť kvalitné služby (t.j. najmä zabezpečiť požadovanú právnu službu/činnosť).
Advokátska kancelária spracováva osobné údaje v súlade s § 18 ods. 6 zákona o advokácii ako prevádzkovateľ, v rozsahu nevyhnutnom na účely výkonu advokácie a poskytnutia právnej služby v súlade so zákonom o advokácií a GDPR. Advokátska kancelária ako prevádzkovateľ, ktorej postavenie prevádzkovateľa vyplýva z práva Európskej únie a členského štátu - SR, sama rozhoduje o účeloch („prečo“) a prostriedkoch („ako“) spracúvania osobných údajov. Advokát je oprávnený získavať a spracúvať osobné údaje nevyhnutné na účely výkonu advokácie kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov na nosič informácií i bez súhlasu klienta. Vaše osobné údaje však spracúvame vždy v súlade s platnými právnymi predpismi, predovšetkým však GDPR.
Účelom spracovávania osobných údajov klienta a údajov poskytnutých klientom je poskytovanie právnych služieb klientovi, podľa pokynov klienta na základe vzájomnej zmluvy s klientom, objednávky právnych služieb alebo na základe zákona a plnenie povinností v rozsahu nevyhnutnom na účely výkonu advokácie v súlade so zákonom o advokácii, inými všeobecne záväznými právnymi predpismi a stavovskými predpismi advokáta. Kancelária tak spracúva osobné údaje z jedného alebo viacerých nasledujúcich dôvodov: (i) spracovanie je nevyhnutné pre plnenie zmluvy alebo pre prípravu zmluvy, splnenie konkrétneho poverenia alebo výkonu mandátu našej spoločnosti, t.j. za účelom riadneho poskytnutia právnej služby advokátom klientovi, (ii) spracovanie je vykonané na základe žiadosti a súhlasu dotknutej osoby, (iii) za účelom plnenia si svojich povinností v súlade s osobitnými platnými právnymi predpismi upravujúcu príslušnú oblasť právnych vzťahov (napr. právne predpisy uvedené v úvode týchto Pravidiel, daňové predpisy, predpisy sociálneho poistenia a zdravotného zabezpečenia a pod). V osobitných prípadoch advokátska kancelária spracováva osobné údaje (iv) za účelom ochrany životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby alebo na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje advokátska kancelária alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov;
Vo výnimočných prípadoch spracúva advokátska kancelária osobité kategórie osobných údajov a údaje týkajúce sa uznania viny za spáchanie trestného činu alebo priestupku, vždy však na základe zákona a za účelom zabezpečenia ochrany práv a právom chránených záujmov klienta alebo príslušnej fyzickej osoby.
Právnym základom spracúvanie je tak predovšetkým ustanovenie článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, a v určitých prípadoch článku 6 ods. 1 písm. d) GDPR. V prípade ak sú osobné údaje spracúvané za účelom oprávnených záujmov podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, o takomto spracúvaní Vás vhodne vopred informujeme, okrem prípadu ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa zákona o advokácií alebo mohlo mať nepriaznivé následky na práva iných osôb.
V prípade ak nám napíšete akýkoľvek e-mail prostredníctvom našich webových stránok alebo doručíte podnet, osobné údaje budú spracúvanú v súlade s Vami sledovaným/navrhnutým účelom, v prípade ak to nie je v rozpore s platnými právnymi predpismi.
Zhromažďujeme Vaše kontaktné údaje ktoré nám poskytnete (najmä e-mailovú adresu, telefónne číslo, príp. iný kontakt). V súvislosti s poskytovaním právnych služieb spracúvame zvyčajne: meno, priezvisko, tituly, adresu bydliska/pobytu, dátum narodenia, rodné číslo, pohlavie, štátna príslušnosť, číslo a sériu dokladu totožnosti, a akékoľvek iné údaje nevyhnutné na zabezpečenie účelu poskytovanej služby (t.j. napr. pracovnú pozíciu, odbornú kvalifikáciu, urč. statusovú informáciu a pod.). Pre účely plnenia našich povinností podľa iných zmlúv alebo na základe osobitných prepisov spracúvame všetky údaje, ktoré od nás na základe zákona vyžadujú príslušné orgány verejnej moci, t.j. napr. súdy, orgány verejnej moci, alebo inej právnickej osoby vykonávajúcej svoju pôsobnosť na úseku verejnej moci alebo štátnej správy, orgány sui generis, orgány a inštitúcie Európskeho Spoločenstva, v prípade zamestnancov napríklad údaje vyžadované pre účely plnenia povinností verejného zdravotného poistenia a sociálneho zabezpečenia a pod. V prípade potreby akýchkoľvek finančných operácií sú to údaje potrebné na realizáciu takejto finančnej operácie (napr. číslo účtu a súvisiace bankové, či platobné údaje).
Nezhromažďujeme ani nespracovávame osobitné kategórie osobných údajov, ako napr. podrobností o vašej rase alebo etnickej príslušnosti, náboženskej alebo filozofickej viere, sexuálnom živote/orientácii, politických názoroch, členstve v odboroch, informácii o vašom zdraví a vašich genetických a biometrických údajoch). Výnimky sú definované v čl. 9 ods. 2 GDPR a uplatňujú sa výnimočne, v závislosti od konkrétneho prípadu klienta, vždy na jeho žiadosť (napr. uplatnenie práva vzťahujúce sa k zdravotnému stavu, osobitného postavenia v rámci pracovného práva, sociálneho zabezpečenia a pod.).
Ak nie ste náš klient, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame od našich klientov alebo z iných verejných alebo zákonných zdrojov ako napr. vyžiadaním od orgánov verejnej moci, výpisom z verejných registrov, získavaním dôkazov v prospech klienta a pod. V takom prípade o Vás môžeme osobné údaje získavať bez informovania a aj proti Vašej vôli na základe nášho zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so zákonom o advokácií.
Zo všetkými údajmi, ktoré sú nám poskytnuté následne zaobchádzame v súlade s ustanoveniami GDPR a zákona o ochrane osobných údajov, sú spracovávané s odbornou starostlivosťou v súlade s príslušnými právnymi predpismi.
Osobné údaje dotknutých osôb neposkytujeme iným osobám, okrem prípadov keď je to nevyhnutné pre účely plnenia zákonných a iných povinností na základe právnych predpisov (najmä súdom a štátnym orgánom, či štátom povereným orgánom na výkon určitých činností v konkrétnych konaniach podľa predpisov upravujúcich takýto postup) alebo na účely plnenia zmluvy určeným sprostredkovateľom, a to len v rozsahu nevyhnutne potrebnom na zabezpečenie účelu realizovanej činnosti (napr. ekonomická, technická spolupráca súvisiaca s realizovanou vecou/agendou a pod.). Takéto informácie poskytujeme vždy pri zachovaní rovnakej miery mlčanlivosti príjemcu údajov, t.j. príslušného zamestnanca, osoby, ktorá bola poverená vykonaním jednotlivých úkonov účtovného alebo iného obdobného profesionálneho poradenstva, audítora, technického špecialitu alebo iného dodávateľa osobitných služieb (napr. poskytovateľa softvérového vybavenia, iných IT služieb), a to vždy v súlade s príslušnými predpismi (t.j. predovšetkým GDPR, v zmysle ktorého uzatvárame osobitné zmluvy s takýmito sprostredkovateľmi).
Osobné údaje môžu byť poskytované aj orgánom verejnej moci pri plnení ich úloh podľa právnych predpisov, vrátane tretích osôb, ktoré zabezpečujú ich spracúvanie na základe osobitných predpisov (napr. orgány verejnej moci, súdy a rozhodcovské orgány, prokuratúra, exekútori, orgány Európskeho Spoločenstva, Slovenská advokátska komora, správcovia dane, Sociálna poisťovňa, poisťovňa zabezpečujúca zdravotné poistenie, poisťovatelia podľa osobitných predpisov, dôchodkové správcovské spoločnosti, Úrad práce sociálnych vecí a rodiny, Inšpektorát práce a pod.).
Všetky tretie strany, ktoré spracovávajú osobné údaje v našom mene, sú zmluvne zaviazane dodržiavať ustanovenia GDPR.
Cezhraničný prenos Vašich osobných údajov to tretích krajín, t.j. mimo Európskeho hospodárskeho priestoru nezamýšľame. Vaše osobné údaje je možné preniesť do tretích krajín len vtedy, ak je takýto prevod v súlade s podmienkami na prevod stanovenými v kapitole V GDPR.
Všetky osobné údaje, ktoré získame o dotknutej osobe sú spracovávané vždy len dočasne, na obdobie nevyhnutné na splnenie našich zmluvných, zákonných, regulačných a iných povinností najmä podľa stavovských predpisov advokáta. Osobné údaje klienta sú uchovávané počas celej doby poskytovania právnych služieb pre klienta a počas obdobia nevyhnutného na plnenie si základných povinností vyplývajúcich z osobitných predpisov, vrátane povinností a predpisov vzťahujúcich sa k výkonu advokácie v zmysle príslušných právnych a stavovských predpisov advokáta.
Osobné údaje sa uchovávajú písomne v samostatnom spise advokátskej kancelárie a v elektronickom dátovom úložisku, poskytujúcom primerané záruky a zaručujúcom primeranú úroveň ochrany a bezpečnosti osobných údajov. Uchovávanie osobných údajov na konkrétnom určenom mieste nie je kumulujúcou a ani vylučujúcou podmienkou ich uchovávania alebo spracovávania na inom mieste/v inom priestore advokátskou kanceláriu.
Inak osobné údaje uchovávame počas obdobia maximálne 10 rokov odo dňa ukončenia poskytovania právnych služieb alebo vybavenia príslušnej veci/agendy podľa príslušnej zmluvy alebo poverenia, okrem prípadov ak osobitné právne prepisy neustanovujú dlhšiu lehotu na uchovávanie osobných údajoch o dotknutej osobe. Na našu kanceláriu sa vzťahujú stavovské prepisy advokáta, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov resp. bránia nám v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:
Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. V prípade ak tak hodláte urobiť, odvolanie nám prosím zašlite na e-mailovú adresu uvedenú nižšie (časť XI-Kontakt).
Ako dotknutá osoba máte ďalej nasledovné práva, ktoré Vám prináležia v súvislosti so spracovávaním osobných údajov:
Práva klienta vyplývajú z GDPR a zákona o ochrane osobných údajov, výkon týchto práv však nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva iných fyzických osôb, na čo advokátska kancelária dbá vždy pri výkone konkrétneho práva ako prevádzkovateľ pri vybavovaní každej požiadavky klienta. Na požiadanie poskytne naša kancelária dotknutej osobe podrobnejšie informácie o konkrétnom práve dotknutej osobe, v prípade ak je to účelne a možné nad rámec uvedeného. Určité osoby nemajú právo na prístup k údajom ani právo na prenosnosť nemajú z dôvodu našej zákonnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť a poukazom na čl. 15 ods. 4 GDPR, 20 ods. 4 GDPR a § 18 ods. 8 Zákona o advokácii: „Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona.“
Bezpečnosti osobných údajov našich klientov venujeme značnú dávku pozornosti. Prijímame a v prípade potreby pravidelne prehodnocujeme vhodné a primerané technické a organizačné opatrenia na zachovanie dôvernosti a zabezpečenie vašich osobných údajov so zreteľom na najnovšie poznatky, náklady na vykonanie opatrení a na povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania, ako aj na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva a slobody fyzických osôb, primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zaistiť úroveň bezpečnosti primeranú tomuto riziku (napr. heslovanie prístupu k osobným údajov, šifrovanie osobných údajov v prípadoch kedy je to účelné a možné, schopnosť zabezpečiť trvalú dôvernosť, integritu, dostupnosť a odolnosť systémov spracúvania a služieb, schopnosť včas obnoviť dostupnosť osobných údajov a prístup k nim v prípade fyzického alebo technického incidentu, proces pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti spracúvania a pod.).
Advokátska kancelária dbá o bezpečnosť spracúvania osobných údajov v súlade s článkom 32 GDPR a prijíma a implementuje podľa potreby, ako aj vzhľadom na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva a slobody fyzických osôb, primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom zaistiť úroveň bezpečnosti primeranú konkrétnym rizikám.
V prípade, ak sa domnievate, že boli Vaše práva porušené a želáte si podať sťažnosť na to, akým spôsobom spracovávame Vaše osobné údaje máte právo podať sťažnosť priamo dozornému orgánu vrátane podania návrhu na začatie konania podľa § 100 zákona o ochrane osobných údajov. Dozorným orgánom je: Úrad na ochranu osobných údajov SR, so sídlom na Hraničnej ulici č. 12, v Bratislave.
Tieto Pravidlá ochrany súkromia sú platné od 24.5.2018 a boli naposledy aktualizované 31.12.2019. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade akýchkoľvek zmien týchto Pravidiel, upravené Pravidlá ochrany súkromia zverejníme na našom webovom sídle alebo Vás o nej upovedomíme iným spôsobom (napr. osobitným oznámením prostredníctvom e-mailu). Zmeny nadobúdajú účinnosť ihneď po ich zverejnení alebo doručení iného upovedomenia (momentom, ktorý z uvedených skutočností nastane skôr).
Vítame Vaše názory ohľadom našich webových stránok a týchto Pravidiel ochrany súkromia osobných údajov. V prípade akýchkoľvek návrhov alebo výkonu práv podľa týchto Pravidiel za účelom objasnenia konkrétneho práva a povinnosti vo vzťahu k osobným údajom alebo podania akejkoľvek inej požiadavky, nás prosím kontaktujte prostredníctvom nižšie uvedených kontaktných údajov :
Kontaktné údaje advokátskej kancelárie Rubikon Legal, s.r.o. :